Met enige regelmaat krijgen wij van cliënten de vraag of zij hun algemene (in- of verkoop-) voorwaarden moeten deponeren. Deponeren kan bij de Kamer van Koophandel (KvK) of de rechtbank maar dit is niet verplicht. Hieronder zetten wij de voor- en nadelen voor u uiteen.

Voordelen

  • Het kunnen inzien van uw algemene voorwaarden nog voordat een overeenkomst tot stand komt kan worden gezien als service voor toekomstige leveranciers of klanten. Op zich is deponeren bij de KvK of rechtbank daarvoor natuurlijk niet nodig: u kunt de voorwaarden ook op uw website zetten.
  • Als het niet mogelijk is de voorwaarden aan de andere partij te overhandigen voorafgaand aan of bij het sluiten van een overeenkomst, bijvoorbeeld in geval van telefonische verkoop, kan het verwijzen naar gedeponeerde voorwaarden een uitkomst zijn om tegemoet te komen aan de juiste wijze van het ter hand stellen van algemene voorwaarden. Lees daarover hier meer.
  • Mocht op enig moment een discussie ontstaan met een leverancier of klant over welke versie van de voorwaarden van toepassing was op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam, staat u sterker als u kunt verwijzen naar de op een bepaalde datum gedeponeerde versie. Nog beter is het als u deze discussie kunt voorkomen door (de juiste versie van) de algemene voorwaarden op de juiste wijze van ter hand te stellen en dit goed te documenteren.

Nadelen

  • Het kost geld: bij de KvK betaalt u € 18,- per document per kalenderjaar, bij de rechtbank een eenmalig griffierecht van € 123,-. Bij de KvK geldt een vertaling bovendien als aparte deponering. Bij de rechtbank kunt de vertaling kosteloos bijvoegen bij de deponering of later toevoegen aan een bestaande deponering.
  • Als de voorwaarden wijzigen, moeten ze opnieuw worden gedeponeerd.

U kunt uw voorwaarden eenvoudig zelf deponeren bij de KvK of rechtbank.

Aan het deponeren van algemene voorwaarden gaat het opstellen vooraf. De KvK en rechtbank controleren uw algemene voorwaarden niet bij deponering. Deponeren betekent dus niet dat uw algemene voorwaarden aan alle wettelijke eisen voldoen. De KvK adviseert op haar website om uw voorwaarden altijd door een advocaat of juridisch adviseur te laten controleren. Natuurlijk kunt u voor het laten controleren of opstellen van uw algemene voorwaarden bij ons terecht.