In algemene voorwaarden staan vaak belangrijke bepalingen zoals betalingstermijnen en een beperking van de aansprakelijkheid. Om een beroep te kunnen doen op je algemene voorwaarden moeten deze op de juiste wijze aan de wederpartij ‘ter hand’ zijn gesteld. Wat dit inhoudt en op welke manier dat moet gebeuren leggen wij hieronder uit.

Belang van ter hand stellen

Als de algemene voorwaarden de wederpartij niet op een door de wet aangegeven manier hebben bereikt, kunnen ze worden vernietigd. Die vernietiging heeft terugwerkende kracht: de voorwaarden worden geacht nooit van toepassing te zijn geweest.

Hoe moeten algemene voorwaarden ter hand worden gesteld?

Ter hand stellen van de algemene voorwaarden houdt in dat de wederpartij een mogelijkheid heeft om ze in te kunnen zien. Die mogelijkheid moet er zijn vóórdat de overeenkomst wordt gesloten. U hoeft niet te controleren of uw wederpartij de voorwaarden daadwerkelijk heeft gelezen, als u de mogelijkheid om dat te doen maar aantoonbaar (de bewijslast rust op de gebruiker van de voorwaarden) heeft geboden.

Hieronder bespreken wij een aantal manieren om de algemene voorwaarden ter hand te stellen:

Fysiek overhandigen

De meest duidelijke mogelijkheid voor het ter hand stellen van algemene voorwaarden is deze fysiek overhandigen. Dit kan bijvoorbeeld bij het overhandigen van de overeenkomst of de offerte.

Als fysiek overhandigen niet mogelijk is, bijvoorbeeld doordat de voorwaarden een heel boekwerk beslaan of de overeenkomst via internet of op een andere manier op afstand tot stand komt, zijn er ook andere mogelijkheden.

Ter inzage leggen op de plaats waar de dienst wordt verricht

Deze mogelijkheid is enkel geboden voor dienstverrichters. Met deze wijze is het van belang dat de algemene voorwaarden voor de wederpartij gemakkelijk toegankelijk zijn op de plaats waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten.

Sturen per e-mail

Als de overeenkomst geheel tot stand komt via het internet mogen de algemene voorwaarden via e-mail worden verstuurd. Indien de overeenkomst niet via het internet tot stand komt dan mag dit alleen als de wederpartij hiermee akkoord is gegaan. De wederpartij moet de mogelijkheid hebben om de algemene voorwaarden op te slaan of uit te printen.

Ter beschikking stellen op website

Om van deze wijze gebruik te mogen maken is het van belang dat er sprake is van een overeenkomst die geheel via dezelfde website tot stand komt (e-commerce). Daarnaast mag dit ook indien de gebruiker van de algemene voorwaarden een dienstverrichter is. Het is altijd cruciaal om duidelijk naar de vindplaats van de algemene voorwaarden te verwijzen. Dit kan door middel van een duidelijke hyperlink of een verwijzing naar de URL. Tevens moet de mogelijkheid bestaan om de algemene voorwaarden op te kunnen slaan of uit te printen.

Bijzondere gevallen

Sommige overeenkomsten worden gesloten op zo’n manier dat het niet mogelijk is de algemene voorwaarden ter hand te stellen op bovengenoemde manieren. Denk bijvoorbeeld aan een overeenkomst die wordt gesloten via de telefoon of sms of bij een snoepautomaat, of de situatie waarin de algemene voorwaarden een heel boekwerk beslaan. In zo’n geval kan de onderneming volstaan met een verwijzing naar de vindplaats van de algemene voorwaarden. Deze kunnen bij de onderneming zelf ter inzage liggen, maar ook kunnen ze worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of de griffie van een gerecht. De onderneming moet dan wel aan de wederpartij aanbieden de voorwaarden op verzoek kosteloos toe te sturen.

Belangrijke aandachtspunten

In alle gevallen waarbij de voorwaarden niet rechtstreeks worden overhandigd is het van belang om duidelijk te verwijzen naar hun vindplaats. Dit wordt meestal gedaan in de overeenkomst of de offerte. Indien de algemene voorwaarden elektronisch worden verstrekt moet er bovendien een mogelijkheid zijn ze op te slaan of uit te printen. Daarnaast moeten de voorwaarden ook altijd van toepassing worden verklaard op de overeenkomst.

Veel gemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is dat enkel wordt aangegeven dat de algemene voorwaarden zijn in te zien terwijl deze moeten worden overhandigd of toegestuurd. Wanneer mag worden volstaan met het verwijzen naar de vindplaats, moet dit wel expliciet gebeuren. Zo is de enkele mededeling dat de algemene voorwaarden via een internetzoekmachine zijn te vinden niet expliciet genoeg. Ten slotte is het onvoldoende wanneer wordt aangegeven de algemene voorwaarden te zullen toezenden nadat de overeenkomst is gesloten. De mogelijkheid tot inzien moet immers vooraf worden geboden.

Conclusie

De juiste wijze van het ter hand stellen van algemene voorwaarden is afhankelijk van de wijze waarop de overeenkomst wordt gesloten. De sanctie op een onjuiste terhandstelling is ingrijpend: de voorwaarden kunnen worden vernietigd als gevolg waarvan ze geacht worden nooit van toepassing te zijn geweest. Maak niet dezelfde fouten als vele ondernemers voor u en informeer uzelf goed over de wijze waarop u uw algemene voorwaarden ter hand moet stellen.